Sanal ekip yönetimi

KEREM ERDOĞAN

Dijitalleşen dünyada „işin“ sınırları ve diğer kısıtlamalar çözülmüştür. İşletmeler ve tüketiciler küresel düşünür ve dünyanın her yerinden en iyi insanlar dünyanın en iyi şirketleri için çalışabilir duruma gelebildi. Bugün şirketler için çalışanların çoğunluğu, Forrester Research tarafından yapılan bir araştırmaya göre, başka bir yerde, başka bir şehirde veya dünyanın diğer ucunda bulunan insanlarla düzenli olarak çalışıyor.

Küresel platformda uzman ekipleri proje için birleşir ve daha sonrasında tekrar ayrılırlar. Bu “sınırsız” çalışma tek olarak küreselleşme ve dijitalleşmenin getirdiği bir yenilik değildir. Bu çalışma şekli geleceğin normali olacaktır ve şirketler için büyük bir fırsat niteliğindedir.

“Sınırsız” işin zorlukları

Bu değişiklikler ile birlikte, liderlik metodları da belirli zorluklar ile karşılaşır: Dağılmış takımların birbirleriyle işbirliği yapmadığı bir ortamda, başarılı bir çalışmayı mümkün kılmak, motivasyonu ve performansı yüksek tutmak farklı bir yaklaşım gerektirir. Geleneksel çalışma tarzında aynı mekanda ve aynı insanlar arasındaki iletişim, sanal takımlar içinde sınırlı fırsatlar sunar. Resmi otorite bile sanal takımlarda ikincil önceliğe sahiptir. Bu sıkıntılar yetmezmiş gibi kültürel çeşitlilik var. Ortalama on sanal takımda 6-8 farklı yaşlarda etnik grup mevcut olabilir. Bu yaş ve kültür karışımı her zaman çatışma potansiyel içeriyor. Bu ortam sanal takımlar içinde çalışmaların hızlı değişimine yol açar.

Yeni ve başarılı bir takım oluşturmak, yönetici için hiç kolay değildir. Bu yazımda sanal takımların avantaj ve dezavantajlarını üç farklı bakış açısından kaleme aldım. Aşağıdaki bilgiler ile sanal takımlar ile çalışmalarınızın daha kolaylaştığını ümid ediyorum.

Avantaj ve Dezavantajlar

Yöneticiler, sanal takımları en üst seviyeye taşıması için farklı bir tarzda yaklaşım göstermesi gerekiyor.

Farklı fırsat ve zorluklar içeren sanal takımlar üç bölüme ayrılır: İlk önce sanal takımları çalıştıran şirketler veya kuruluşlar, ikinci bölüm ise bireysel takım üyeleri ve son olarak da yönetiminden sorumlu olanlara ayrılmaktadır. Sanal takımların avantaj ve dezavantajlarını iyi anlayabilmek için bu üç farklı bakış açısından değerlendirmek gerekiyor.

  • Şirketler / Kuruluşlar
  • Takım üyeleri
  • Lider/Yöneticiler

Şirketler / Kuruluşlar

Sanal takımların fazlalaşmasında şirket veya kuruluşların sayısız avantajı vardır:

Esneklik: Şirketler, gerektiğinde sanal takımları kısa vadeli olarak oluşturabilir, yeniden yapılandırabilir veya tekrar çözebilir. Çalışma alanı çerçevesinde sanal takımlar farklı büyüklükte olabilir. Takım çalışmasının yoğunluğu ve süresi esnek şekilde belirlenebilir.

Bilgi ve kaynaklara erişim: Coğrafi kısıtlama yoksa, bir şirket veya kuruluş çok daha fazla ve daha kaliteli insan kaynağına erişebilir. Belirli bir konudaki uzman sadece başka bir ülkede mevcut ise, yinede takımın bir parçası olabilir.

Küresel etkenlik: Farklı pazarlarda aktif olan ya da aktif olmak isteyen şirketler için sanal takımlar, fiziksel bir ofis kurmadan çok farklı pazarların bilgilerine ulaşmak için bir fırsat sunar. Küresel bir takımdaki çalışma farklı kıtalara ve zaman dilimlerine dağıtılmışsa, bir şirkette 24 saat proje üstünde çalışması mümkündür.

Maliyet tasarrufu: Sanal takımlar genellikle online olduklarından dolayı önerilen katılım toplantılarının seyahat masrafı ortadan kalkar. Ekip üyeleri ne kadar kendi ortamında (evde) çalışırsa, ofis masrafları da azalır.

Ancak, bazı dezavantajlar veya olası sorun kaynakları da mevcuttur:

Çoğunlukla, sınırlı iletişim, gerginliğe yol açar: Sanal takımlar öncelikle e-posta, chat ve telefon gibi farklı elektronik iletişim araçlarıyla iletişim kurar.

Bu ortamların hepsi teknik özellikleri nedeniyle belirli bir filtre fonksiyonu oluşturur. Özellikle sözel olmayan bilgiler (vücut dili) kaybedilir veya görüntülü sohbette olduğu gibi yalnızca sınırlı bir ölçüde söylenilen algılanabilir. Eğer bazı takım üyeleri çalışma diline tam anlamıyla hakim olamıyorsa, yanlış anlama riski artar.

Ayrıca, mekan olarak dağılmış takımlar genellikle kendiliğinden, resmi olmayan iletişim için daha az fırsata sahiptir. Bu iletişim eksikliği takımın birbirini daha iyi tanımasını engeller. Dünya genelinde dağılmış takımların bireyleri farklı kültüre sahip olması kaçınılmazdır. Bu durum ek bir zorluk sunar. Sonuç olarak, sanal takımların üretkenliği genellikle mümkün olduğundan çok daha düşüktür. Önemli olan, birlikte takip edilen hedeflerle aktif üretimin olması, homojenliğin sağlanması ve böylece takımın uyum içinde çalışmasıdır.

Takım Üyeleri

Bir çalışanın sanal bir takımda çalışma gerekliliği olursa, aşağıdaki avantajlar ile ilişkilendirilir:

Daha çok esneklik: Sanal takımda çalışma saatleri genellikle katı değildir. Bu durum ekip üyelerinin çalışmalarını daha esnek bir şekle girmesini sağlar. Buda aile ve iş uyumluluğunu artırabilir.

Zamandan tasarruf: Çoğunlukla sanal takımlarda çalışmak, işyerlerine seyahat etme ihtiyacını ortadan kaldırır. Uluslararası toplantılarda katılımcılar uçuş süreleri ve otel konaklamaları dahil uzun yolculuklardan tasarruf ederler.

Heyecan verici projelere katılım: Şirketler sanal takımlar aracılığıyla yüksek yetenek sahibi olan çalışanlara ulaşabileceği için, bu tip çalışanlar ile yüksek kaliteli projeler gerçekleştirilebilir. Bu ortamda sanal takım üyeleri kendini geliştirme fırsatı bulurlar.

Takım Üyelerinin dezavantajları da olmaktadır:

Yukarıda belirtilen sınırlı iletişim ve yetersiz bilgi yanlış anlamalara, sanal takımlarda hayal kırıklıklarına yol açabilir.

Takım üyelerinin birbirine desteği daha az belirgindir; Genel olarak, sanal takımlardaki kişiler arası temaslar, belirli bir izolasyon derecesine kadar düşüktür. Bundan dolayı öz kontrol ve öz motivasyon çok önemlidir. Eğer çalışanın özel becerileri, tertipli çalışma üslubu gibi özellikler belirgin değilse, bu unsurlar sonradan uzak bir mesafeden telafi edilemez.

Takım üyesi teknoloji alanında ve medya alanında tecrübeli değilse, takıma başarılı bir katkı sağlamaz.

Dünyaya yayılmış takım üyeleri farklı zaman dilimlerinde bulunuyorsa, iletişimin 24 saat boyunca gerçekleşmesi, tam erişilebilirliğin olması ve sınırlandırmanın tek tip çalışma saatlerine göre organizesi zordur.

Yöneticiler

Yöneticiler için, belli bir mesafedeki uygulanan liderlik, kesinlikle avantajlarla ilişkilidir:

Özel sorumluluk: Sanal ekibin lideri, şirket ve dünyaya dağılmış sanal takımların arasındaki en önemli bağlantıdır.

Mesleki zorluk: Sanal takım liderliği en üst düzey disiplinlerinden biridir. Tüm liderlik sürecinde mesleki yeteneğini karmaşık ve çeşitlendirilmiş bir ortamda ortaya koyması gerekir.

En iyilerle çalışmak: Kural olarak, profesyonel kriterlere göre oluşturulmuş bir takım özel yetenek lerdir bundan dolayı hedef ve sonuç odaklı liderliği barındırır.

Ek görevler: Geleneksel liderlik görevlerine ek olarak, merkezi olmayan bir takım başkanı için yeni sorumluluklar ortaya çıkar. Bu nedenle, takım için bir toplantı aracı veya bir grup yazılımı seçmek, görevinin bir parçası olabilir. En uygun iletişim kanalını seçmeli ve belirli durumlarda yüz yüze toplantılar planlamalıdır.

Liderler bu dezavantajlarla karşılaşabiliyoruz:

Daha yüksek belirsizlik düzeyi: Karar sahiplerinin tüm ilgili bilgilere erişme leri daha da zordur. Ayrıca, mesafelerdeki anlaşmaların sorumluluğu bazen yerel bir takıma bakarak daha az olduğu hissedilir.

Şeffaflık eksikliği: Yapılan işleri değerlendirmek, çalışanların yetersizliğini tespit etmek daha zordur. Güven oluşturmak, ekip oluşturmak, ortak hedefleri iletmek ve açık kurallar ve süreçler oluşturmak, özel çaba gerektirir ve bunların uygulanması yerel bir ekip yönetiminden daha zordur. Zaman içindeki çatışmaları tespit etmek ve çözmek aynı zamanda sanal takımlarda büyük bir zorluk oluşturmaktadır.

Sonuç:

Sanal bir takım ile başarılı bir çalışma sergilemek için, yönetilen takımın bilinçli olmasını sağlamak ve proaktif olmaları için çabalamaktan geçer! Yukarıda belirtildiği gibi avantajlar ve dezavantajlar göz ardı edilemeyecek kadar belirgin olmakta. Her şirket veya kuruluş kendi profiline göre değerlendirme yapmalı ve kararını vermelidir. Sanal takım kurma kararı verdiyseniz ama bu alanda tecrübeniz zayıf kalıyorsa sanal takımı bir koç (Coach) ile desteklemenizi tavsiye ediyorum. Bir koç, sanal takımdaki somut durumu rasyonel analiz etmek için iyi bir fırsat ve uygun bir çerçeve sunar. Bunu yaparken, az ya da çok önemli bir büyüme potansiyeli olan konular ve alanlar tespit edilebilir. Bu da çalışmanıza farklı bir kalite katar!

Kaynak: scientu.net | Knowledge4Executives

 265 total views,  1 views today