Başarılı yetkilendirmenin sırları

Kerem Erdoğan

Bir yönetici için doğru şekilde yetkilendirmek sadece zamandan tasarruf etmek anlamına gelmez. Daha ziyade, doğru yetkilendirme, iyi bir liderliğin temel unsurlarından birtanesidir. Yetki verenler, çalışanlarına motivasyon, kimlik, anlam, gelişim beklentileri sunar ve onları kalıcı bir şekilde teşvik eder.

Ancak, bazı yöneticiler görevleri devretmekten çekinir. Kötü deneyimler yaşadığından dolayı kendileri görevleri “daha iyi ve daha hızlı” yapılabileceğine inanırlar. Ancak bu yol bir çıkmaza neden olur. Sonuçta, kendi başınıza yapabileceğiniz görevlerin sayısı sınırlıdır.

Bazı Yöneticiler ise yetki vermeyi severler ve sıklıkla yetkilendirirler, yani işi kendilerinden uzak tutatlar. Bu şekilde çalışma hayatını kolaylaştırır ve ayrıca hatalara karşı korunduğunu düşünür. Bu tip yöneticilerin amacı ise işleri kendilerinden uzak tutmak içindir. Her iki şekilde doğru yetkilendirme ile uzaktan yakından alakası yoktur!

Yetkilendirmenin tanımlaması: Görevleri, sorumlulukları, yetkinlikleri alt organlara veya görev sahiplerine dikey aktarımı anlamına gelir.

Niçin başarılı bir yetkilendirme yapılması gerekir?

Yetkilendirmenin eş anlamı: teslim etme, emanet etme, iletme, aktarma, dış kaynak kullanımı. Bu kelimeleri duyduğumuzda, bize çok samimi gelir çünkü hiçbirimiz her şeyi yapamadığımızdan dolayı, işlerimizi zamanında bitirebilmek için, bu kelimeleri kullanarak yardım istemişizdir.

Özellikle yetkilendirme söz konusu olduğunda, birçok kişi genellikle kendilerini çok ciddiye alır yani bir görevin sadece kendi başına yapabileceği düşüncesine kapılır. Bu bir tuzaktır! Çünkü bu şekilde gerçekten önemli işler yolda kalır! Bir de günlük işleri üstüne geldiğinde, aşırı bir yüklenme sözkonusudur! Bu da stres yapar ve tüm çalışmalarınızı olumsuz etkiler.

Yetkilendirme, daha verimli ve etkili çalışmanıza yardımcı olur. Yöneticilerin bir kısmı ancak bu şekilde çalışabilir halde kalabiliyorlar. Yapılması gereken işleri/görevleri başkalarına teslim edenler çeşitli şekillerde faydalanırlar:

  • Daha önemli görevlere odaklanabilirsiniz.
  • Odaklandığınız için ürettiğiniz sonuçlar daha kaliteli olur.
  • Aynı zamanda, verdiğiniz iş en uygun uzman tarafından yapıldığı için daha yüksek bir kaliteye ulaşır.
  • İyi düşünülmüş yetkilendirme ile verimlilik artırıyor ve aynı zamanda motivasyon ve iletişim destekleniyor.
  • Daha az stres oluşuyor.
  • Sosyal ve liderlik becerilerinizi aynı anda geliştiyor.

Yetkilendirmek için uygun koşullar

Bir başkasının görevi daha iyi çözebileceğini algılamak, cesaret ve karakter gücü gerektirir. Çünkü bunun arkasında, yöneticinin kendi yetersizliğine dair içgörüsü mevcuttur. İşte tam da bu yüzden çoğu (patron) yetkilendirmeyi bu kadar zor buluyor. “Patron” ların kafalarından geçen bazı düşünceler:

  • Yöneticiler kendilerinin daha az yetkin göstereceğinden korkarlar.
  • Ulaşılan sonucun daha da kötü olacağını düşünür.
  • Başkalarına istekleri açıklamanın çok uzun sürdüğünü düşünürler.
  • Kontrolü kaybetmekten korkarlar.
  • Görevlerin farklı insanlara dağıtıldığında, takip edememekten korkarlar.
  • Görevi kendileri yaptığında daha hızlı olacağına inanırlar.

Elbette, bu düşüncelerin hepsi sadece varsayımlar ve bahaneler. Bu düşünceler hiç bir şekilde ne yöneticilere ne de çalışanlara yardımcı olur!

Başarılı bir şekilde yetkilendirmek istiyorsanız, kendinizi bu düşüncelerden kurtarmanız gerekir. Yetkilendirdiğiniz zaman kişilere takdir yetkisi ve karar verme alanı da vermeniz gerekir. Bu yetkilerin aktarımı yöneticiden, kendi açısından cesaret ve karşı tarafa güven gerektirir.

5 adımda yetkilendirmek

Şimdiye kadar patron her şeyi tek başına yapmış ama çalışmalar çok fazla büyüdüğü için işleri teslim etmesi gerekir. Görevlerin devri, özellikle genç girişimciler veya şirkette yeni başlayan çalışanlar için yeni ve alışılmadık bir durumdur ve aynı zamanda bir öğrenme sürecidir. Yetki verirken, örneğin özyönetim hakkında, sadece yönetici değil, yetkilendirdiğiniz kişi de tecrübe sahibi olacaktır.

Doğru yapılırsa, yetkilendirmek, çalışanları şirkete bağlamaya yardımcı olur. Sıkıcı rutin görevleri dışında verilen görevler/işler çalışanlarına takdir ve güven gösterir. Onlara, kendi becerilerini ve yetkinliklerini geliştirme fırsatı verilir. Yetkilendirmeden önce yönetici şu soruları kendisine sorması gerekir:

  • Hangi işi devredebilirim?
  • İşin/Görevin ne kadarını devretmem gerekir?
  • Kimi yetkilendirmeliyim?
  • Yetkilendirdiğim kişinin ne kadar kapsamlı bir şekilde eğitilmesi gerekir?

Özellikle çalışanınızı henüz tam olarak değerlendiremiyorsanız veya yetkilendirme konusunda çok az deneyiminiz varsa, süreç boyunca adım adım yetkilendirmek istediğiniz kişileri netleştirmeniz gerekecektir.

Yetkilendirme aşamaları

  1. Görevlerin uygulanması
    Bu yetkilendirme düzeyinde, çalışana uygulanan ve kesin olan görevler verilir. Yönetici gerekli tüm bilgileri sağladığı için yetkilendirdiği kişinin extra çaba göstermesine gerek yoktur.
  2. Konulara aşina olma
    Bu aşamada çalışan konuya daha aşina olur. Alternatifler için ilk fikirler şimdiden ortaya çıkabilir. Bu aşama aşağıdaki ile örtüşebilir.
  3. Konularla ilgili öneriler
    Üçüncü yetkilendirme seviyesinde, çalışan çok daha kendinden emindir. Artık belirli konular için alternatiflerin daha ayrıntılı detaylandırılmasını bekleyebilmelisiniz. Bu adımda, belirli prosedürleri neden ‘bir’ şekilde değil de, başka bir şekilde uygulama niyetinde olduğunu da açıklayabilmelidir.
  4. Kontrollü kararlar
    Sondan bir önceki aşamada, çalışanınız kendi kararlarını verir. Prosedür daha sonra ortak bir görüşmede tartışılır.
  5. Kontrolsüz kararlar
    Son aşama ise yetkilendirmenin arzu edilen hedefidir. Çalışanınız, herhangi bir geri bildirim almadan kendi başına kararlar alabilmesi için tam güveninize sahiptir.

Önemli: Son aşamada yetkilendirme yapsanız bile, yönetici olarak her zaman herhangi bir soru veya sorun için irtibat kişisi olarak hazır bulunmalıdır. Yetkilendirme aşaması ne kadar yüksekse – özellikle son iki aşamada – yönetici için rahatlama o kadar büyük olur.

Ancak, yetkilendirme sürecinde, tüm görevlerin çalışanlar arasında eşit derecede dağıtılmayacağı her zaman göz önünde bulunmalıdır. A çalışanı bir projede son seviyeye ulaşabilir, B çalışanı sadece üçüncü seviyeye ulaşabilir. Bu nedenle, her çalışanı bulundukları yetkilenme seviyesini göz önünde bulundurarak değerlendirmeniz erekir.

Hangi görevler devredilebilinir?

Bu soruyu cevaplamak için, önce önünüzdeki tüm işler/görevler hakkında genel bir fikir edinmelisiniz. İşlere/Görevlere genel bir bakış açısı elde edebilmek için şu soruluarı kendinize sorabilirsiniz:

  • Hangi işleri yalnızca ben yapabilirim?
  • Hangi işleri yapmalıyım ama meslektaşların yardımına ihtiyacım var?
  • Hangi işleri diğer ekip üyeleri benden daha iyi yapabilir?

Bu elbette çok kaba bir sınıflandırmadır ama bu sorgulama tekniği kendinizi organize etmeye ve önceliklerin belirlenmesine hızlı bir şekilde yardımcı olur.

Yetkilendirme teknikleri arasında en tanınmış olanı ise Eisenhower matrisi tekniği olmaktadır. Eisenhower bir yöneticinin bir iş yapmaktan daha çok yönetmesi gerektiğini (liderlik) inanıyordu. Eisenhower matrisi tekniği ile delegasyon sorununu, kendi felsefesini (Daha az yap, daha fazla yönet) uygulayarak, sistematik ve etkili hale getirdi. Bu sistemi uygulamak için, önce işleri/görevleri önemli ve acil olan iki kategoriye ayırın:

  • Önemli mi yoksa önemsiz mi?
  • Acele mi ya da acele değilmi?
ÖNEMLİ ÖNEMSİZ
ACİLYAPINYETKİLENDİRİN
ACİL DEĞİLZAMAN BELİRLEYİNYAPMAYIN

Eiesenhower matrisi

Şimdi bu kategoriler için bir matrisi oluşturun – üstte acil altta acil değil, solda önemli, sağda önemsiz olarak tanımlayın. Matrisin açıklaması:  

  • Önemli ve acil:
    • Bu görevler, hedeflere ulaşma açısından en yüksek değere sahiptir. Bu yüzden hemen kendiniz yapmalısınız. Sadece bu görevlere dikkat ederseniz, görevlerin gerçekten yapıldığından emin olabilirsiniz.
  • Önemli ama acil değil:
    • Bu görevler hedeflerinize ulaşmak için de önemli olduğundan, kendiniz ilgilenin. Ancak, yakın gelecekte belirli bir zaman çerçevesine bağlı değildir. Bu nedenle, bu işin tamamlanması için kesin bir zaman belirlemek yeterlidir.
  • Acil ama önemli değil:
    • Bu görevler zamanında tamamlanmalıdır, ancak bu görevi kendiniz halletmeniz gerekli değildir. Eisenhower bu nedenle mümkün olduğunda bu çeyrekte görevleri yetkilendirerek devretmenizi önerir.
  • Ne önemli ne de acil:
    • Sizi hedeflerinize yaklaştırmayan ve yapıldığında alakasız olan görevler en düşük değere sahiptir. Bu görevler, şüphe durumunda geri alınabilir.

Şimdi iş/görevlerinizi bu matrise girmeye başlayın. Elbette her gün kadranları yerleştirmek zor olacaktır. Ama alıştığınız zaman ne yapacağınızı, ne yapmayacağınızı veya neyi yetkilendireceğinizi hemen görebilirsiniz.

Son olarak da şunu unutmayın: Yetkilendirme, çalışanlar için gerçek bir motivasyon tekniğidir. Daha fazlasını yapabileceklerini düşünenler genellikle (gereğinden fazla) daha fazlasını yapar ve daha da gelişir.

Hiçbir şeyi devredemiyorum!

Kuşkusuz, herkes görevleri devredemez. Örneğin, serbest meslek sahibi kendi işini başkasına yada bir çalışanına veremez. Müşteri, hizmetin sadece bu kişi tarafından sağlanmasını isteyebilir.

Yada bir şirkette hiyerarşik yapılar yetkilendirmeyi önleyebilir. Eğer patron size bir görev verirse, bunu yapması için iş arkadaşınızı görevlendirmek zor olur. Zor ama imkansız değil! Bazen meslektaşınıza hoş bir şekilde sormanız size ummadığınız kaıplar açar! Kullanabileceğiniz argümanlar ve yaklaşım şunlar olabilir:

  • Bunu bir yetkilendirme olarak değil, bir iş değişikliği olarak düşün.
  • Sevmediğiniz işleri devretmek yerine, iyi olmasını istediğiniz şeyleri başkalarına iletin.
  • Önemsiz konular yerine önemli alt görevleri devredin. Bu davranış meslektaşlara önemsiz şeyleri de yapmak kendinizi büyük görmediğinizi ve çözüm ve hedef odaklı çalıştığınızı gösterir.

Başarıyla yetkilendirmenin kontrol listesi

Hangi görevlerin devredileceğine dair bir genel bakış elde ettikten sonra şimdi de esas yetkilendirme sürecine eğilelim…

  • En uygun kişiyi belirlemek
    Amaç, sadece işten kurtulmak için gelişigüzel birini yetkilendirmek değil, daha çok en iyi sonucu kim verirse ona görevi vermek olmalıdır. Elbette, iyi performans gösterenler fazlasıyla işleri vardır. Bunda dolayı mevcut zaman bütçesini, talepleri ve alternatif kişileri tartmak önemlidir.
  • Görevi/İşi iyi ifade edin
    Bir işle görevlendirmek istediğiniz meslektaşınıza kısaca bilgi vermek için zaman ayırın. Bir görevi e-postayla hızlı bir şekilde veya meslektaşınızın masasına bir not bırakmak yetkilendirme yolu değildir. Bu şekildeki yaklaşımınız sadece meslektaşın yeterince değerli hissetmediğine işaret eder ve bundan dolayı rahatsız olmasına yol açar. Ya da tam olarak nasıl ve ne yapacağını ve ondan gerçekten ne istediğinizi bilmediği için hayal kırıklığına uğrar. Sonuç da buna göre kalitesi düşük bir sonuca sebep olur.
  • Hedefleri açıklayın
    Bir işi devrederken, arkasındaki hedefi devrettiğiniz kişiye açıklamayı unutmamalısınız. Genellikle kısmi bir görev veya bir hazırlık çalışması devredildiğinde, kişiye yeterince bilgilendirme yapılmamaktadır. Bu, yetersiz sonuçlara yol açabilir ve motivasyonu azaltabilir. Bu nedenle: Daima görevin arkasındaki hedefi ve genel proje için önemini (Vizyon/Misyon) açıklayın.
  • Şeffaflık oluşturmak
    Birine sorumluluk veya yetki verdiyseniz, herkes bilmelidir. Meslektaşların harekete geçip kendilerini gösterebilmeleri nin tek yolu budur. Bu şekilde yetkilendirdiğiniz kişiye, diğer meslektaşlarınıza ve yeteneklerine ne kadar güvendiğinizi yansıtmış olursunuz.
  • Koşullar oluşturun
    Meslektaşınızın işi gerçekten bitirmesini sağlamak için gerekli koşulları yani ihtiyaç duydukları tüm bilgileri iletin. Örneğin: Proje ile ilgili tüm belgeleri nerede bulabilirim? Şu anki durum nedir? Aynı zamanda, meslektaşlar gerekli tüm kaynakları (belirli programlara, materyallerei, vb.) elde edebilmelidir.
  • Zamanlamayı iyi seçin
    Reklamcıların kullanmayı sevdiği güzel bir klişe: Günün bitiminden kısa bir süre önce patron masaya gelir ve çalışanın masasına bir yığın dosya atar. Tabiki dosyaların acil işlenmeleri gerekir ve tabiki ki düne kadar bitmesi lazım olur. Her klişenin gerçek bir özü vardır: Bir şeyi son dakikada devretmek yalnızca hayal kırıklığı yaratır. Bunu örneğin sabah ilk iş olarak yapmanız en uygunudur ki yetkilendirdiğiniz kişi kendisini yeniden organize etmek için yeterli zamanı bulsun.
  • Soruları cevaplamak
    Meslektaşınıza, soruları olduğunda sizinle her zaman iletişime geçebilecekleri güvenceyi verin. Bunu yaparken, amacınızın işi ‘itmek’ yerine göreve dahil olduğunuzu gösterirsiniz.
  • Sınırlar belirleyin
    Her çalışan ve meslektaş, kendisine yeni bir görev verildiğinde eşit derecede motive olmaz. Yapılacak işin/görevin bazı gerçekleri vardır. Bu gerçekler de motiveyi ister istemez olumsuz etkiler. Örneğin işin bir son tarihi vardır. Bu olumsuz etkilenmeyi engellemek için kendinizde bu tarihlere uymanız gerektiğini, yetkilendirdiğiniz kişiyle, açıkça konuşmanız ve zaman sınırlarını da belirtmeniz gerekir. Karşı tarafa zaman çerçevesini iletmeden önce, yapılacak işe ek zaman işlemenizi tavsiye ederim. Bu ek zamanı tabiki karşı tarafa söylememeniz gerekir.
  • Çözüm yolu için yeterince özgürlük verin
    Çözüm yolu konusunda kendinizi açık tutmalısınız. Herkes farklı çalışıyor ve farklı yollardan çözme ulaşabiliyor. Her bir çalışma adımını belirtirseniz, yetkilendirmeden çıkar, belirlenmiş kurallara göre hareket etmek anlamına gelir. Buna yetkilendirme denmez!
  • Geri bildirimde bulunun
    Görev tamamlandıktan sonra, sonuçla ilgili geri bildirim vermeyi unutmayın. Bu şekilde, karşı tarafın da ondan yararlanmasını sağlarsınız, işlerini ve becerilerini geliştirebilirsiniz. Bir teşekkür ile, yetkilendirdiğiniz kişinin çalışmalarını takdir ettiğinizi ve çalışmalarını onurlandırdığınızı da gösterirsiniz. Bunun gibi jestler hoş bir çalışma ortamı yaratır ve meslektaşların gelecekte de sizinle çalışmaktan mutlu olmaya devam etmelerini sağlar.

Yetkilendirmede yaygın olan kural: SMART

Başarılı yetkilendirme için temel bir kural olarak SMART yöntemini baz alabilirsiniz. Bu bir kısaltmadır, harfler şu anlama gelir:

  • Spesific – Spesifik (yani mümkün olduğunca somut)
  • Measurable – Ölçülebilir (niteliksel ve niceliksel)
  • Achievable – Çekici / Ulaşılabilinir (çalışan için ödüllendirici)
  • Relevant – Gerçekçi (yapılabilir – zaman içinde ve araçlarla)
  • Time-Bound – Zaman sınırlı (yani zamanla sınırlı)

SMART yöntemi, akılda istenen sonucun tam bir resmini elde etmek için hedeflerin doğru şekilde belirlenmesine yardımcı olur. Bunun işe yaraması için, hedef aşılımı bir dizi kriteri karşılaması gerekir.

Yetkilendirmede kaçınılması gereken hatalar

Yetkilendirmede kaçınmanız gereken hatalar vardır. Hatalar yaptığınız takdirde, yetkilendirdğiniz kişinin motivasyonunu kısa sürede sıfıra ulaşmasını sağlarsınız! Aşağıdaki sunulan ‘klasik’ hatalar üzerine çalışırsanız, yetkilendirme yalnızca motivasyonu artırmakla kalmaz, aynı zamanda çalışanın verimliliğine de katkıda bulunur.

  • Belirsiz kurallar
    Bir çalışana önemli bir görev verirseniz, ne yapmaları gerektiğini gerçekten anladıklarından kesinlikle emin olmalısınız. Çoğu kişi, yapılması gerekenleri tam olarak anlamadığını karşı tarafa yansıtmaz. Yönetici olarak yetkilendirdiğiniz kişinin yapacağı görev/iş hakkında aktif ibir şeklide sorusu olup olmadığını iletin. Yetkilendirdiğiniz kişiye verdiğiniz görevi/işi tam olarak anladığını öğrenmek istiyorsanız, kendi sözleriyle tekrar etmesini sağlayarak öğrenebilirsiniz.
  • Sürekli karışmak
    Mikro yönetim olarak da adlandırılır. Elbette, bir görev için kontrol ve sorumluluktan vazgeçmek zor olabilir. Ancak, çalışanınıza sürekli olarak müdahale etmekten kesinlikle kaçınmalısınız. Bu ancak kararınızdan pişman olduğunuzu ve yetkilendirdiğiniz kişiye güvenmediğinizi yansıtır.
  • Kontrol eksikliği
    Yetkilendirdiğiniz kişi, bağımsız ve sorumlu bir şekilde çalışması gerekmesine rağmen, (nihai) kontrol yetkilendirmenin bir parçasıdır. Ancak bu şekilde yetkilendirdiğiniz kişiyi başarılı çalışmalarından dolayı övebilirsiniz. Bu davanış yetkilendirdiğiniz kişiyi, yaptığı işte ve daha ileri projeler için motivasyonunu artırır. Aksi takdirde, gelecek zamanlarda yetkilendirmede giderek zorlanacaksınız!

Yetkilendirme yapamayan bir yönetici hiçbir zaman iyi bir yönetici olamaz! Ve yönetici olarak her şeyi kendi başına yapmamak daha iyidir!

Kaynak: https://scientu.net/basarili-yetkilendirmenin-sirlari/

 342 total views,  1 views today